Förvaltningssekreterare till Omsorgsförvaltningen

Om oss
Omsorgsförvaltningen har cirka 2 000 medarbetare som bland annat tar hand om kommunens äldre, personer med någon form av funktionsnedsättning samt personer med psykisk ohälsa. Tillsammans skapar vi trygg och kvalitativ vård och omsorg – ett arbete som gör skillnad för människor varje dag!

Som förvaltningssekreterare kommer du tillhöra avdelningen för Kvalitet och Utveckling och vara direkt underställd förvaltningens kvalitetschef. Teamet består utvecklingsledare och specialister inom olika funktioner. Här får du arbeta med kompetenta kollegor i en organisation med ambitioner och handlingskraft.

Nu söker dig som vill verka som en nyckelperson i vårt administrativa arbete.

Uppdraget
Som förvaltningssekreterare har du ett brett och viktigt administrativt ansvar med en central roll i att stödja både omsorgsnämnden och förvaltningsledningen. Du bidrar till ordning och struktur i förvaltningens administrativa processer och beslutsprocesser.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ansvara för nämndens dokument- och informationshanteringsplan, diarieföring, dokument- och ärendehantering, digitala brevlådor samt arkiv och gallring.
• Förbereda handlingar samt vara sekreterare i nämnd, presidium, utskott, råd och facklig samverkan.  
• Administrativ hantering av delegationsordning och reglemente.
• Stödja i juridiska frågor kopplade till förvaltningslagen, kommunallagen samt offentlighets- och sekretesslagen.
• Ge administrativt stöd till chefer och medarbetare, inklusive utskick, sammanställningar och mötesunderlag.
• Leda utveckling och effektivisering av processer inom uppdragsområdet.
• Delta i olika samverkansforum kopplat till uppdraget.
• Hantera inkommande post och mejl samt bevaka ärenden och avtal.

Arbetstiden är främst förlagd till dagtid, men medverkan vid kvällsmöten kan förekomma.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en högskoleexamen inom samhällsvetenskap, juridik, offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du ska ha god kunskap om relevant lagstiftning såsom förvaltningslagen, kommunallagen, offentlighets- och sekretesslagen samt GDPR.
Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande administrativa arbetsuppgifter inom kommunal eller offentlig verksamhet och förståelse för att arbeta i en politiskt styrd organisation. Du har god vana av dokument- och ärendehanteringssystem, har du tidigare arbetat i Evolution och/eller Stratsys ses detta som positivt. Rollen kräver att du är kommunikativ och kan formulera dig väl, både muntligt och skriftlig.

För att lyckas i uppdraget ser vi att du har ett stort intresse för offentlig förvaltning och samhällsfrågor, gärna inom vård och omsorg. Som person är du noggrann, strukturerad, håller tidsramar och kan hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Du arbetar serviceinriktat, har ett pedagogiskt förhållningssätt och motiveras av att hitta förbättrings- och utvecklingsmöjligheter. Du trivs med att samverka och har förmåga att skapa goda relationer. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi erbjuder
En varierad tjänst med möjlighet att påverka och utveckla administrativa rutiner och processer. Du får också en central och meningsfull roll i en verksamhet som gör skillnad för många människor. Som anställd i Trollhättans stad är vi måna om att du mår bra och erbjuder flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och andra förmåner via vår personalförening.

Varmt välkommen med din ansökan!