Förvaltningssekreterare till Kultur- och fritidsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om verksamheten
Kultur- och fritidsförvaltningen har under senare år haft en expansiv utveckling och hanterar idag områdena; idrott- och friluftsanläggningar, kulturfrågor, föreningsstöd och fritidsgårdar. Verksamheten skapar förutsättningar för att trollhättebor i alla åldrar, ska kunna ha en meningsfull och aktiv fritid. Vi arrangerar Fallens Dagar och många fler kulturevenemang varje år.

Nu söker vi en förvaltningssekreterare med ansvar över förvaltningens och kultur- och fritidsnämndens ärendehantering. Som förvaltningssekreterare arbetar du inom förvaltningens administrativa enhet i ett team av medarbetare som fungerar som ett administrativt stöd till förvaltningens olika verksamheter samt politiska nämnd.

På Kultur och fritid får du vara med där människor väljer att spendera sin fria tid, där människor möts, har roligt, utmanas, utvecklas och trivs. Det du gör på ditt arbete kommer göra stor skillnad för många.

Arbetsuppgifter
I de vardagliga arbetsuppgifterna fungerar du som sekreterare för ledningsgrupp och nämnd samt i förekommande fall arbetsplatsträffar, stabsmöten och facklig samverkansgrupp. Du ansvarar för nämndprocessen och säkerställer att handlingar till nämnden är korrekta och tydliga.

Du är förvaltningens representant i stadsövergripande forum för GDPR (Dataskyddsförordningen), intranät och frågor som i övrigt rör stadsövergripande administration så som offentlighets- och sekretessfrågor, ärendehantering, diarieföring och arkivering i avsedda digitala system. Inom förvaltningens och nämndens arbete är du samordnare för inkomna incidenter knutna till GDPR. 

Övriga uppgifter varierar över tid men innefattar också revidering av styrdokument, förberedande av handlingar till nämnd och i att bistå vid utredningsarbete tillsammans med utvecklingsledare och chefer. Du ansvarar vidare för förvaltningens inkomna mejl och post samt bevakar ärenden och avtal knutna till diariet. 

Du fungerar också som ett stöd för chefer och nämnd inom ovan beskrivna områden samt i juridiska frågor främst kopplade till förvaltningslagen, kommunallagen samt offentlighets- och sekretesslagen. Som medlem i förvaltningens administrativa enhet arbetar du utifrån en helhetssyn på kultur- och fritidsfrågorna med fokus på Mål- och resursplan och budget. 

Vi satsar på våra medarbetare och är måna om att du mår bra. Vi erbjuder därmed friskvårdsbidrag, friskvårdstimme, flexibel arbetstid samt goda möjligheter till utbildning och utveckling. 

Kvalifikationer
Du ska ha en relevant högskoleutbildning inom området samhällsvetenskap, statsvetenskap eller offentlig förvaltning. Mångårig erfarenhet ifrån liknande uppdrag kan ersätta examen men bedöms av arbetsgivaren. Erfarenhet från kommunal/offentlig verksamhet är meriterande. Vi ser även att du är en person med ett stort intresse för kultur- och fritidsfrågor och förstår kopplingen mellan mål, ekonomi och genomförande. Du skall vidare vara van att hantera administrativa system. Har du erfarenhet av att arbetat med systemen Ciceron och Stratsys eller likvärdiga dokument- och ärendehanteringssystem så är detta meriterande.

För befattningen krävs en god förmåga att vara tydlig, strukturerad, kommunikativ samt vara serviceinriktad. Du har ett pedagogiskt förhållningssätt gentemot din omgivning då du ofta hamnar i situation där du behöver instruera kollegor. Du skall kunna kommunicera obehindrat på det svenska språket och har en god förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Anställningsinformation
Tillsvidare 100% med tillträde enligt överenskommelse.
Utdrag ur belastningsregistret är obligatoriskt under en eventuell anställningsprocess.