Nämnd- och utskottssekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om verksamheten
Tjänsten är förlagd till Arbetsmarknads- och socialförvaltningens centrala Verksamhetsstöd. Verksamhetsstöd består av en verksamhetschef och 13 medarbetare som tillhandahåller centralt stöd innefattande ekonomi, administration, IT, kommunikation och utredning och utvecklingsarbete.

Vi som arbetar här är administratörer, IT-samordnare, kommunikations- och digitaliseringsansvarig, nämnd- och utskottssekreterare, registrator, ekonomiadministratörer, ekonom och en kvalificerad utredare. Verksamhetsstöd strävar efter att vara ett effektivt, utvecklande och kvalificerat stöd till hela förvaltningen.

Arbetsuppgifter
Du kommer bli en av två nämnd- och utskottssekreterare, den aktuella tjänsten med huvudsakligt ansvar för det sociala utskottet. Som nämnd- och utskottssekreterare är du en länk mellan den politiska nämndorganisationen och förvaltningsorganisationen. De huvudsakliga arbetsuppgifterna är att bereda ärenden till nämnd och utskott samt planera, administrera, genomföra och protokollföra sammanträden samt distribuera handlingar. Det ingår även att kvalitetssäkra att underlag och protokoll är korrekta, av hög kvalitet både ur juridisk och språkligt hänseende. Kvalitetssäkringen, som sker både muntligen och skriftligen, ska syfta till en rättssäker process och en effektiv ärendehantering utifrån gällande lagstiftning. Nämnd- och utskottssekreteraren ska även stötta nämndens ordförande före, under och efter nämnd och utskott, samt vid behov planera om agenda för dragning och hantera det med samtliga berörda.

I ditt arbete på den aktuella tjänsten kommer du också bistå i diarieföring och hantering av inkomna handlingar till förvaltningen. Du kan också komma att tilldelas arbetsuppgifter som innefattar mindre utredningar och projektarbete. Dessa arbetsuppgifter kan vara mer eller mindre kvalificerade inom ramen för förvaltningens ansvarsområde.

Det pågår ett intensivt arbeta med att digitalisera våra processer inom Verksamhetsstöd och inom förvaltningen. Flera stora projekt pågår som till stora delar berör och ska utvecklas hos Verksamhetsstöd i samverkan både med interna och externa parter. Det är därför viktigt att du har lätt för att samarbeta, är bekväm med att hantera digitala verksamhetssystem och andra digitala verktyg samt har ett intresse av att utveckla tjänsten och dess uppdrag mot digitaliserade arbetssätt.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en lämplig högskoleutbildning som är för tjänsten relevant. Meriterade är om du har erfarenhet av att ha arbetat i en politiskt styrd organisation.

Du har kunskap om offentlighetsprincipen och sekretess och gärna erfarenhet av att ha arbetat med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter i offentlig förvaltning och/eller inom socialtjänst. Du har god datorvana och förmåga att lära dig nya system. 

Som person är du noggrann, strukturerad, effektiv, drivande samt har en god samarbetsförmåga. Du behöver ha god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.