Servicespecialist vikariat resurspool - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om funktionen kontaktcenter
Kontaktcenter är en avdelning som är vägen in för samtliga externa intressenter (invånare, medborgare, näringsliv, andra myndigheter m.fl.). Enheten hanterar samtliga servicekanaler för kontakt in till Trollhättans stad; e-post, telefon, sociala medier (Facebook), självservice, e-tjänster, besök, chatt. 
Det ska vara enkelt att komma i kontakt med Trollhättans Stad där gott bemötande och en snabb effektiv och korrekt service är utmärkande. Kontaktcenter ska till högsta möjliga grad hantera och besvara de frågor/ärenden som kommer in till Trollhättans Stad.  Avdelningen har varit verksam sedan 1 september 2021.

Vår enhet och dina arbetsuppgifter 
Vi söker en servicespecialist till vårt härliga team som vill hjälpa oss att ge och utveckla service och bidra till en god stämning på arbetsplatsen.  För oss betyder det att vi har tillit till varandra, vi är varandras backup, vi stärker och är schyssta mot varandra och att vi har balans mellan arbetsliv och privatliv.

Dina arbetsuppgifter innefattar i huvudsak att möta medborgare (och övriga intressenter) i våra servicekanaler där vår ärendehantering sker. Ärendehanteringen består av att ge information, upplysning, vägledning, rådgivning, hänvisning, administrativ hantering och viss handläggning i kontaktcenter samt förberedande av ärenden, underlag för rutin- och regelstyrd bedömning/beslut vid förvaltning.

I ärendehanteringen sker ett samarbete såväl inom avdelningen mellan övriga kollegor som i samverkan med kontaktpersoner vid förvaltningarna. Därför är goda relationer och en god dialog en utgångspunkt i vårt arbete, där vi är lösningsorienterande. 

Du kommer arbeta i samtliga servicekanaler och kommer att rotera mellan kontaktcenters olika funktioner. Arbetet förutsätter god datorvana och att du är bekväm i att hantera datorer och systemstöd. Samtidigt som du söker information och registrerar ärenden hanterar du medborgaren som finns med i aktuell servicekanal exempelvis telefon eller reception. Du kommer även att vara delaktig i löpande förbättringsarbete inom enheten och tillsammans med förvaltningarna inom Trollhättans Stad.

Kvalifikationskraven är:
- Fullgjord gymnasieutbildning och minst 3 års arbetslivserfarenhet i ett kontaktcenter/kundtjänst eller likvärdigt arbete.

Det innebär att du har erfarenhet av:
- att självständigt kunna lösa ärenden genom att arbeta med följdfrågor, informationssökning i flera olika system och att ge information, råd, upplysningar och hänvisningar samt dokumentera i ärendehanteringssystem
- en eller flera av följande servicekanaler: telefoni, chatt, Facebook, e-post eller personligt bemötande med besökare
- förbättringsarbete i ärendehantering, till exempel utveckling av standardiserade arbetssätt och rutiner, både utifrån ett individuellt förbättringsarbete och i samverkan med andra
- erfarenhet av samarbete i en större arbetsgrupp – från 7 personer
- vana av att arbeta enligt standardiserade arbetssätt och rutiner utifrån befintliga system
- mycket goda kunskap i svenska språket både tal och skrift samt grundläggande kunskaper i engelska, både i tal och skrift

Det är meriterande om du har:
- grundläggande språkkunskaper i finska, somaliska, arabiska eller bosniska/serbiska
- meriterande är arbetslivserfarenhet av rutin- och regelstyrda beslut
- meriterande är kompetens och erfarenhet av förändringskunskap, digitalisering och systemutveckling
- avslutad högskoleutbildning inom samhällsinriktning, service, administration, kommunikation eller annan likvärdig utbildning.

Vi lägger stor vikt vid personlig mognad, förmåga att agera relationsskapande och utvecklad kvalitétsmedvetenhet. Dessa egenskaper visar sig genom att du är trygg, stabil och har självinsikt. Du skiljer på det personliga och det professionella och anpassar dig efter vad situationen kräver. Du är utåtriktad och socialt aktiv i yrkesmässiga sammanhang. Du är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandard och arbetar fokuserat för att leva upp till dessa mål.

För att lyckas och trivas i rollen behöver du ha en genuin känsla för service och förmåga att bemöta olika människor i olika situationer. Du är lösningsorienterad och har en förmåga att ta in och processa information snabbt och förmedla den vidare på ett pedagogiskt sätt. Du behöver kunna hantera många frågor och arbetsuppgifter samtidigt, ibland i pressade situationer, och fortfarande uppträda professionellt och fokuserat. Du har ett prestigelöst och flexibelt förhållningssätt med förmågan att samarbeta i team samtidigt som självständigt arbete kan ske. Du vill lära dig mer och utveckla både dina kunskaper och rollen som servicespecialist.

Information från arbetsgivaren
Organisatoriskt kommer du att tillhöra Kommunstyrelsens förvaltning och din arbetsplats är förlagd i stadshuset. Vi har ett arbetsklimat som gör att våra olika kompetenser kommer till sin rätt, där vi delar med oss av vår kunskap och provar nya sätt att arbeta. Hos oss finner du inte bara ett roligt jobb, du får på köpet ett gäng fantastiska kollegor att arbeta tillsammans med! Vi stöttar och hjälper varandra. Detta stärker oss, skapar arbetsglädje och ökar vår gemenskap. 

Anställningsinformation
Löpande urval sker under rekryteringsprocessen, dvs redan under ansökningstiden sker intervjuer med intressanta kandidanter.